Esimiehille vastuuta ja valtaa

Kuopion kaupungin Henkilöstöjohtamisella huipulle -ohjelmassa talouden, toiminnan ja henkilöstön johtaminen on sidottu tiukaksi paketiksi.

– Henkilöstöhallinto mielletään usein irralliseksi asiaksi, joka on vain pakko hoitaa. Tosiasiassa henkilöstöjohtaminen on mitä suurimmassa määrin toiminnan ja talouden johtamista, henkilöstöjohtaja Markku Mattila sanoo.

Henkilöstötyön pitää olla tuottavaa. Tuottavuus syntyy henkilöstön osaamisesta, työn tuottavuudesta, työturvallisuudesta ja työmotivaatiosta.

– Näihin panostamalla henkilöstön suorituskykyä voi parantaa jatkuvasti. Siinä esimies on avainasemassa, Mattila painottaa.

Kuopiossa toiminnan, talouden ja henkilöstön johtaminen sidotaan yhteen jo talousarviossa. Henkilöstötyö auttaa taloudellisten tulosten saavuttamisessa.

Mattila huomauttaa, että ylhäältä annetut ohjeet jäävät helposti kuolleeksi kirjaimeksi. Kun henkilöstöjohtamisen pohdinta viedään yksikkötasolle, toimintatavatkin muuttuvat helpommin.

– Periaatteet muuttuvat arkijohtamiseksi.

Henkilöstöjohtamisella huipulle -ohjelma on ollut käytössä reilun vuoden, ja tulokset näkyvät jo. Sairastavuus on vähentynyt.

– Olemme säästäneet liki 6 000 sairauspäivää. Työntekijöiden sairauspäivien määrä on pudonnut 16,2 kalenteripäivään henkilötyövuotta kohden viime vuoden 17,3:sta.

Suunnitelmat yksikkötasolle

Mattila muistuttaa, että ohjelma käynnistyy vähitellen.

– Kaikkia osa-alueita ei ole ajettu vielä sisään. Jos kaikki tehtäisiin yhtä aikaa, organisaatio tukehtuisi.

Urakka aloitettiin viime vuoden syksyllä henkilöstösuunnittelukierroksella. Siinä kaupungin esimiehet pantiin miettimään mm. oman yksikkönsä osaamista, työturvallisuutta ja työhyvinvointia sekä lyhyellä että pidemmällä tähtäimellä.

– Pohdittiin myös, millainen palkkausjärjestelmä ja palkitsemisjärjestelmä tukisivat tavoitteisiin pääsyä. Ideana on kehittää henkilöstön osaamista, palkkausta, työhyvinvointia, työturvallisuutta sekä henkilöstön hankintaa ja vähentämistä suunnitelmallisesti.

Suunnitelmaan varataan rahat ja sen toteutumista seurataan. Kannustavan palkkauksen periaatteet, toimintamalli ja rahoitusmalli valmisteltiin yhteistoiminnassa. Kaupunginhallitus päätti asiasta kesälomien kynnyksellä.

– Tavoitteena on, että kannustava palkkausjärjestelmä otettaisiin käyttöön kattavasti vuoden 2014 aikana.

Työmaakokoukset takaisin

Mattila muistuttaa, että yhtä reseptiä ei voi antaa kaupungin kaikkiin yksiköihin.

– Ennen kaikki yksiköt tekivät samaa. Kuitenkin jossakin yksikössä jokin  muu asia voi vaatia kaiken huomion, hän sanoo.

– Yhdessä voi olla ongelmana työturvallisuus, toisessa työhyvinvointi, kolmannessa henkilöstön saatavuus. Katsotaan toimet yksikön tarpeen mukaan siten, että ne ovat linjassa henkilöstöohjelman kanssa.

Työhyvinvoinnin osalta kukin esimiehistä nimesi jonkin osa-alueen yksikkönsä ykköskehitettäväksi.

– Sitten hän katsoi henkilöstösuunnitelmasta, mitkä ovat kaupungin tavoitteet. Kun esimies on selvittänyt tavoitteet, suunnitelma laaditaan yhdessä koko yksikön henkilöstön kanssa.

Mattila huomauttaa, että henkilöstö on motivoituneempaa ja suorituskykyisempää, kun henkilöstöstä pidetään huolta.

– Säännölliset työpaikkakokoukset olisi hyvä saada käyttöön. Kissat saisi nostettua pöydälle, eivätkä ongelmat ehtisi paisua.

Mattila painottaa, että Kuopiossakin henkilöstöasiat on tavallaan ulkoistettu esimiehiltä ylemmälle tasolle.

– Tavoitteena on, että esimiehet vastaavat kaikista henkilöstöjohtamiseen liittyvistä asioista. Me tuemme ja luomme edellytykset onnistumiselle ja varmistamme, että esimiehillä on tarvittava osaaminen.

Ennen hankkeisiin tulivat ne, jotka halusivat.

– Nyt huudellaan perään ja katsotaan, että jokainen tulee mukaan.

Esimiehet etsivät säästöpaikkoja

Mattila ei ota kantaa, miten parantunut ilmapiiri auttoi tuoreen säästöpaketin läpimenossa. Kolmen miljoonan henkilöstösäästöt saatiin yllättävän tuskattomasti läpi.

– Lomarahojen vaihto, palkattomat vapaat ja siirtymiset osa-aikatyöhön toivat 1,2 miljoonaa. Loput jäivät esimiesten valmisteltavaksi.

Vapautuvia paikkoja jätettiin täyttämättä, tehtäviä järjestettiin uudelleen ja sijaisia vähennettiin. Yksi keino on järjestellä työt niin, että ilta-, yö-, yli- ja lisätyötä kertyy mahdollisimman vähän.

– Haittalisiä maksetaan vuodessa yli 10 miljoonaa. Nyt niitä annetaan vapaina enenevässä määrin, Mattila toteaa.

– Jokainen esimies mietti, miten hänen yksikössään säästöt saadaan kasaan.

Tavoitteet seurannassa

Henkilöstöjohtamisen onnistumista seurataan budjettiseurannan ohella.

– Tavoitteet laitetaan budjetin rinnalle, ja niitä seurataan järjestelmän avulla.

Selkeä kehittämiskohde on esimiesten osaaminen. Kukin esimies arvioi ensin yksin ja sitten yhdessä ylemmän esimiehensä kanssa, kuinka hän selviytyy määritellyistä osaamisvaatimuksista. Arvioiden perusteella esimies laati itselleen kehittämissuunnitelman osaamisvajeidensa korjaamiseksi.

– Tässä vaiheessa kaupunki katsoo, miten se voi tulla esimiehiä vastaan esimerkiksi koulutuksella. Tämä hanke jatkuu ensi vuoden loppuun.

Kun esimiesten osaamistaso kasvaa, henkilöstöhallinto voi delegoida heille enemmän vastuuta.

– Jonain päivänä esimiehillä on osaaminen, valta ja vastuu kaikkiin johtamiseen liittyvissä asioissa, Mattila toteaa.