Fiksu varautuu suunnitelmalla B

Palkka kaikille tammikuussa. Se on vuodenvaihteessa aloittavan Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen HR-yksikön tärkein tavoite juuri nyt. Tavoitteen toteutuminen on varmistettu myös varasuunnitelmalla. Muutoinkin valmistelut vuodenvaihteen h-hetkeä varten ovat edenneet tulevan Pohjois-Pohjanmaalla hyvin, vaikka liikkuvia osia on monia.  

Ensimmäiset 30 henkilöä valittiin HR-yksikön tehtäviin jo keväällä. Näin kertoo palvelussuhde- ja työmarkkina-asioista vastaava henkilöstöpäällikkö Mari Saari-Somero.

– Suurin osa on työskennellyt hyvinvointialueen valmistelussa osa-aikaisesti työskennellen samalla myös omassa luovuttavassa organisaatiossaan. Työpanoksena käytettävissä on ollut vajaat 20 henkilötyövuotta, hän sanoo.

Saari-Somero itse siirtyi jo kesäkuussa kokoaikaisesti hyvinvointialueen palvelukseen. Aiemmin hän työskenteli Kalajoen kaupungin henkilöstöjohtajana.

Pohjois-Pohjanmaalla valmistautuminen vuodenvaihteen uudistukseen aloitettiin hyvissä ajoin. Esimerkiksi hyvinvointialueen johtaja valittiin jo maaliskuussa. Myös toimialue- ja palvelualuejohtajien sekä vastuualuepäälliköiden nimet ovat tiedossa. Parhaillaan valitaan vastuuyksiköiden päälliköitä.

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue on maantieteellisesti yksi suurimmista hyvinvointialueista. Se ulottuu etelässä Reisjärveen ja pohjoisessa Kuusamoon. Vuodenvaihteessa hyvinvointialueelle siirtyy toimintaa 37 organisaatiosta. Siirtyviä työntekijöitä on 18 500. Alueen budjetti on 1,7 miljardia euroa, josta henkilöstömenojen osuus on noin miljardi.  

Palkka kaikille tammikuussa

Saari-Someron mukaan tällä hetkellä tärkein HR-yksikön vastuulla oleva asia on, että palkat pystytään maksamaan ajallaan.

– On huono alku, jos työntekijät eivät saa palkkaansa perjantaina 13. tammikuuta.

Palkanmaksun onnistuminen on varmistettu monin tavoin. Järjestelmiksi valittiin sellaisia, joita on jo käytössä luovuttavissa organisaatioissa ja jotka ovat tuttuja palkanmaksusta vastaavalle Monetralle. Monetralla on pääsy jo 14 000 siirtyvän henkilön palkkatietoihin.  

– Jos kuitenkin kävisi niin, että palkanmaksu ei onnistuisi järjestelmän kautta, niin ainakin tämän joukon palkkasummat ovat välittömästi saatavilla niin sanottua kassamaksua varten. Muiden osalta hyödynnetään luovuttavien organisaatioiden verkostoja.

Varautumista on tehty myös niin, että HR-prosessit on käyty läpi ja kuvattu prosessikaavioon. Visuaalinen kuva havainnollistaa vaikkapa työsopimuksen kulun eri vaiheissa. Siitä on helppo tunnistaa, jos tieto ei jossakin kohdassa liiku kuten pitäisi.

– Pystymme liittämään henkilöstöohjeisiin kuvauksen siitä, miten asiat etenevät, kuka mitäkin hoitaa ja miten asioita viedään järjestelmätasolla eteenpäin. Esihenkilöiden tueksi on lisäksi tulossa kahdeksan alueellista HR-asiantuntijaa, Saari-Somero kertoo.

Päivitetyistä tiedoista vastaavat luovuttavat organisaatiot, mutta mielestäni on tärkeää jakaa vastuuta.
Mari Saari-Somero, henkilöstöpäällikkö

Vastuun jakoa ja riskien arviointia

Henkilöstön tiedot on siirretty hyvinvointialueen järjestelmiin jo elo-syyskuussa. HR on varautunut muutoksenhallinnassa myös elokuun jälkeen tulleisiin tietojen muutoksiin, kuten uusiin työsopimuksiin ja eläkkeelle jääviin työntekijöihin. Muuten voisi käydä niin, että syksyllä eläköitynyt saisi palkan tammikuussa, kun taas hiljattain aloittanut työntekijä jäisi ilman palkkaa.

Joulukuun alusta lähtien työntekijät pääsevät myös itse kirjautumaan järjestelmiin ja voivat tarkistaa tietojensa, kuten tilitietojen ja palkkasumman oikeellisuuden. Saari-Somero painottaakin kollektiivista vastuuta.

– Päivitetyistä tiedoista vastaavat luovuttavat organisaatiot, mutta mielestäni on tärkeää jakaa vastuuta tietojen oikeellisuudesta ja asioiden etenemisestä. Vastuuta ei voi myöskään kokonaan siirtää sinänsä osaaville järjestelmäasiantuntijoille.

HR on käynyt läpi myös worst case -mallinnuksen, jossa tieto- ja taloushallinnot yrittivät etukäteen ennakoida ongelmatilanteita.  

– Mutta toki riskiarviointia tehdään koko ajan. Esimerkiksi keskeneräiset TES-neuvottelut olivat korkean riskin tilanne. Onneksi ne saatiin kuitenkin maaliin, jolloin työmarkkinariski väheni ja on myös päästy neuvottelemaan paikallisista sopimuksista.

Sopimusten siirto monimutkaista

Yksi iso osa-alue hyvinvointialueiden käynnistyksessä on sopimusten siirto. Henkilöstön kehittämisestä vastaavan henkilöstöpäällikön Mikko Weissenfeltin mukaan moni uskoo, että vanhat sopimukset siirtyvät hyvinvointialueille automaattisesti sellaisinaan. Näin ei ole, vaan henkilöstöä luovuttavan organisaation on valittava sopimukset, jotka se haluaa lähettää hyvinvointialueelle.

Hyvinvointialue ottaa sopimukset vastaan joko kokonaan tai jaettuna eli niin, että jokin osa sopimuksesta jää kuntaan. Vastaanotetuista sopimuksista muodostuu se sopimuspohja, jonka perusteella palvelua voidaan ostaa hyvinvointialueelle.  

Vain sairaanhoitopiirin sopimukset siirtyvät hyvinvointialueelle sellaisenaan kaikkine vastuineen ja velvoitteineen, muiden organisaatioiden eivät.  

Esimerkiksi kunnista siirtyy alueelle monenlaisia työterveyshuollon sopimuksia. Lopputuloksena hyvinvointialue tuottaa työterveyspalveluita sekä itse että inhouse-yhtiöiden kautta ja kolmen suuren yrityksen ostopalveluna.

Eri toimijoiden sopimukset ovat erilaisia, mikä tarkoittaa sitä, että työterveyshuollon toimintasuunnitelmatkin vaihtelevat – tai ainakin palvelutaso, jota sopimuksella voi ostaa, vaihtelee. Kuitenkin kaikkien työntekijöiden pitää päästä tasapuolisesti työterveyshuollon asiantuntijan puheille.  

Palvelujen yhteensovittaminen vaatii aikaa, koska hankintasopimuksiin ei voi noin vain tehdä olennaisia muutoksia.

– Toki sopimuksissa on irtisanomisaikoja, ja niitä aina mahdollisuus yrittää yhtenäistää lain rajojen sisäpuolella. Sopimuksen varsinainen tarkoitus ei saa muuttua, mutta pieniä muutoksia voi tehdä. Mitä se sitten käytännössä tarkoittaa, jää vielä nähtäväksi.  

Weissenfeltin mukaan työterveyshuoltopalveluissa on toistaiseksi hyväksyttävä monituottajamalli.

– Hyvinvointialueen johtaja on puhunut mosaiikkimallista, koska toimijoita on niin paljon. Tämän vastuualueen yksi keskeinen tehtävä on muodostaa kohtuullisen samansisältöinen työterveyshuoltopalvelu, onpa se sitten omaa tuotantoa, inhouse-yhtiön tai ulkopuolisen yhtiön tuottamaa.

Paljon odotuksia asetetaan HR:lle ja johtamiselle.
Mari Saari-Somero, henkilöstöpäällikkö

Haasteena alijäämäinen budjetti

Vaikka valmistautuminen vuodenvaiheen muutokseen aloitettiin ajoissa, tuntuu aika silti loppuvan kesken. Mari Saari-Someron mukaan esimerkiksi työajan seurantajärjestelmää ei ehkä saada ajoissa käyttöön sopimusteknisistä syistä.  

– Mikäli emme saa sitä käyttöön, turvaudumme vaihtoehtoiseen ratkaisuun. Kunnianhimoinen on oltava, mutta jossain määrin on myös hyväksyttävä esimerkiksi manuaalisten prosessien käyttöä, jotta päästään isossa kuvassa eteenpäin.

Jos Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen talousarvio hyväksytään, hyvinvointialueen budjetti on ensimmäisenä toimintavuonna 2023 noin 60 miljoonaa alijäämäinen. Parhaillaan ovat käynnissä talousarvioon liittyvät yt-neuvottelut. Niissä käydään ennakolta läpi niitä henkilöstövaikutuksia, joita talousarvion hyväksymisellä voi olla.  

Myös irtisanomiset ovat mahdollisia, sillä kunnissa on tehtäviä, joita hyvinvointialueilla ei ole. Yksi tällainen on perusturvajohtajan tehtävä. Johtamisrakenteen ilmoittautumismenettelyssä moni entinen perusturvajohtaja tai muu johto-, esihenkilö- tai asiantuntijatehtävässä oleva hakeutui uudelle hyvinvointialueelle tavoiteorganisaation mukaiseen tehtävään. Kaikki eivät ole kuitenkaan niin toimineet.

Saari-Somero muistuttaa, etteivät irtisanomiset ole tilanteeseen ainoa ratkaisu. Jokaiselle pyritään ensisijaisesti löytämään työsopimuksen tai virkamääräyksen mukaista työtä, tai jos sellaista ei löydy, niin toinen koulutusta ja kokemusta parhaiten vastaava tehtävä.  

– Valitettavasti yt-neuvottelut ovat henkilöstöä puhuttaneet ja huolestuttaneetkin, vaikka kyse on tosiaan vasta ennakoivista, talousarvioon liittyvistä neuvotteluista, Saari-Somero kertoo.

Monikanavaista viestintää tarvitaan

Mitä lähemmäksi h-hetki tulee, sitä tärkeämmäksi tulee viestinnän osuus. Saari-Somero painottaa, että viestinnässä toistoja täytyy olla lukuisia.  

– Vaikka olisi jo toukokuussa ensimmäistä kertaa ja sen jälkeen neljä kertaa kertonut, miten palkka vastaisuudessa tulee, niin aina löytyy joku, joka ei ole asiasta kuullut. On siis vain jaksettava toistaa samoja asioita, hän sanoo.Tiedon on oltava helposti pureksittavassa muodossa. Esimerkiksi monisivuinen ohje ei tehoa, mutta video voi toimia. Monikanavaisuus on Saari-Someron mukaan kaiken a ja o.

Uudessa organisaatiossa viestin perille saaminen ei ole aina helppoa. Esimerkiksi monet esihenkilöt valitaan vasta joulukuussa. Saari-Somero painottaakin muutoksen onnistumisessa jokaisen työntekijän omaa toimijuutta.

– Paljon odotuksia asetetaan HR:lle ja johtamiselle. Ne eivät kuitenkaan muutosta tee, vaan luovat edellytyksiä ja valmiuksia sille, miten muutosta voitaisiin tukea. Kaikkien aktiivinen rooli on tärkeä. Viime kädessä jokainen vastaa itse siitä, minkälainen hyvinvointialue meille tulee.